Polityka prywatności i RODO

1. Administrator danych

Administratorem danych osobowych jest OroBalans Lidia Olszewska, NIP: 8762190977, REGON: 141565514. Miejsce świadczenia usług / adres kontaktowy: Gruta 277, 86-330 Mełno.

Kontakt w sprawach ochrony danych: lidia.olszewska1@o2.pl. Dodatkowy kontakt ogólny: kontakt@orobalans.com.pl.

2. Jakie dane są przetwarzane

W zależności od sposobu korzystania z OroBalans mogą to być: dane identyfikacyjne i kontaktowe, data urodzenia, dane rodzica/opiekuna, informacje o leczeniu ortodontycznym i wadzie zgryzu, informacje przekazane w opisie problemu i raportach terapii, dozwolona dokumentacja przesłana jako zdjęcie lub PDF, historia komunikacji, dane o konsultacjach, dane rozliczeniowe i fakturowe oraz techniczne dane bezpieczeństwa związane z korzystaniem z konta.

Informacje dotyczące diagnozy, terapii, leczenia ortodontycznego lub stanu funkcji orofacjalnych mogą stanowić dane dotyczące zdrowia, czyli szczególną kategorię danych osobowych.

3. Cele i podstawy przetwarzania

• obsługa zgłoszenia przed zawarciem umowy oraz realizacja usług OroBalans — art. 6 ust. 1 lit. b RODO;
• wypełnianie obowiązków prawnych, w tym podatkowych i rachunkowych — art. 6 ust. 1 lit. c RODO;
• bezpieczeństwo platformy, zapobieganie nadużyciom i ustalanie lub obrona roszczeń — art. 6 ust. 1 lit. f RODO;
• przetwarzanie danych dotyczących zdrowia przekazywanych w formularzu i w toku korzystania z platformy — na podstawie wyraźnej zgody, art. 9 ust. 2 lit. a RODO, o ile inna właściwa podstawa szczególna nie wynika z obowiązujących przepisów dotyczących charakteru świadczonej usługi.

Wycofanie zgody dotyczącej danych zdrowotnych nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem. Jeżeli dalsze świadczenie usługi obiektywnie wymaga przetwarzania takich danych, wycofanie zgody może uniemożliwić dalsze prowadzenie odpowiedniej części terapii.

4. Dane dzieci i osób niepełnoletnich

W przypadku osoby niepełnoletniej formularz, konto oraz oświadczenia wymagane przez platformę powinny być obsługiwane przez rodzica lub opiekuna prawnego. OroBalans nie zakłada, że dziecko samodzielnie zawiera umowę lub samodzielnie składa zgody wymagane dla przetwarzania danych zdrowotnych.

5. Odbiorcy danych

Dane mogą być ujawniane wyłącznie w zakresie niezbędnym do działania usługi podmiotom zapewniającym hosting i infrastrukturę IT, pocztę elektroniczną, obsługę płatności (Przelewy24 po aktywacji), narzędzia do wideokonsultacji wskazane przez terapeutkę, wsparcie techniczne, księgowość oraz organom publicznym, gdy obowiązek wynika z prawa. Przed powierzeniem danych dostawcy Administrator powinien zweryfikować warunki przetwarzania i zawrzeć wymagane umowy powierzenia.

6. Przekazywanie danych poza EOG

Jeżeli używany dostawca przetwarza dane poza Europejskim Obszarem Gospodarczym, transfer powinien następować wyłącznie z zastosowaniem właściwego mechanizmu z rozdziału V RODO, np. decyzji stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony lub standardowych klauzul umownych, zgodnie z warunkami konkretnego dostawcy.

7. Okres przechowywania

Dane są przechowywane nie dłużej, niż jest to potrzebne do celu, dla którego zostały zebrane. Zgłoszenia niezakończone terapią są usuwane lub anonimizowane po okresie niezbędnym do obsługi zgłoszenia i ewentualnych roszczeń. Dane konta i terapii są przechowywane przez okres realizacji usług oraz przez czas wymagany do rozliczeń, obrony roszczeń lub spełnienia obowiązków prawnych. Dokumenty księgowe są przechowywane przez okres wynikający z przepisów podatkowych i rachunkowych. Jeżeli do określonych danych zastosowanie mają szczególne przepisy dotyczące dokumentacji zdrowotnej, okres przechowywania jest dostosowywany do tych przepisów.

8. Prawa osoby, której dane dotyczą

W granicach wynikających z RODO przysługuje prawo dostępu do danych, ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, przenoszenia danych, sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie oraz wycofania zgody. Żądania można przesłać na lidia.olszewska1@o2.pl.

Osoba, której dane dotyczą, może złożyć skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

9. Bezpieczeństwo

OroBalans stosuje środki techniczne i organizacyjne dostosowane do ryzyka, w tym rozdzielenie ról użytkowników, prywatne przechowywanie dokumentów, kontrolę dostępu, ochronę sesji, logowanie zdarzeń, kopie zapasowe i szyfrowane połączenie HTTPS po wdrożeniu. Przed przetwarzaniem rzeczywistych danych pacjentów Administrator przeprowadza analizę ryzyka i ocenę skutków dla ochrony danych w zakresie wymaganym przez RODO.

10. Brak marketingu bez odrębnej podstawy

Powiadomienia konieczne do obsługi terapii, konta, płatności i konsultacji są komunikacją związaną z realizacją usługi. Wiadomości marketingowe lub newsletter nie są uruchamiane bez uprzedniego wdrożenia odpowiedniego mechanizmu zgody i możliwości jej wycofania.